文書・ファイル共有

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文書・ファイル共有

文書管理機能

CAMServer の文書管理機能を利用すると、社内のナレッジ(ノウハウ)文書の共有、 掲示板、電子回覧版、ファイル共有などのシステムを、社内のイントラネット内限定でセキュアに、かつ簡単に構築できます。

文書共有されたデータは、 CAMServer 上で一元管理され、暗号化されセキュアに保管されます。

以下機能概要です。

  • 社内のナレッジ(ノウハウ)文書の共有
    ナレッジ文書の共有、掲示板、電子回覧版などのシステムを使いやすい一つのインターフェースで提供。
    登録された文書はフォルダ毎に階層化し整理され、また、公開設定でアクセス権を設定し、グループ、ユーザ毎に閲覧を制御可能(パスワード設定も可)。
    その他、ファイルを添付する事ができ、文書とともに CAMServer 上でまるごと暗号化する事もできます。
  • 検索がものすごい
    doc_share_search.jpg
    doc_attach_sersch.jpg
    CAMServer 上に蓄積された文書データベースから、目的の文書を瞬時に検索する事が可能。
    しかも、インクリメンタルサーチで高速、軽快に検索する事ができ、他にもスターによる検索、 月毎、年毎による改ページが可能。
    ※v2.50.57から文書に添付された Excel、Word、PDF、PowerPoint 等の Office ファイル内も検索が可能です。

    目的の文書を直ぐに探す事ができなければ、文書共有されている意味がありません。 今お使いのグループウェアはどうですか?
  • テンプレート登録や複写機能で楽々文書登録
    テンプレートを登録する事で、フォルダ直下の新規投稿文書の初期値を設定する事ができます。文書の書式や、公開設定、パスワード設定などを登録しておくと便利です。 その他、投稿済みの文書から複写して新規投稿する事も可能です。
  • 掲示板機能
    新規投稿時、形式で「掲示板」を選択すると、他のユーザがフォローを投稿できます。
  • 回覧版機能
    新規投稿時、形式で「回覧版」を選択すると、電子回覧版として利用可能です。 回覧版では対象ユーザの確認日時とコメントを共有できます。
  • 全ての文書、及び添付ファイルをまるごと暗号化して保管
    全ての文書、及び添付ファイル*はネットワーク送受信時、及び、CAMServer が保存時に完全に暗号化されます。
    ※文書管理機能リリースに伴い、添付ファイルを高速に暗号化する技術を開発し実現しました。
    ※ただし、画像ファイルはサムネイル表示するため、パフォーマンスを重視して暗号化しません。

初期設定など

初期設定は特にありません。下記のように、「表示」メニュー⇒「文書管理表示」にチェックすると、 文書管理タブが開き、必要なモジュールがロードされ CAMServerから 文書データを受信するようになります。
※「文書管理表示」にチェックをしない限り、無駄なリソースを使用する事はありません。
ポイント:
  • 「表示」メニュー⇒「文書管理表示」にチェックがされていない場合、文書データの自動的な受信は行われなくなるため、 新着情報についてバルーンで通知を受け取ることもありません。
  • 文書管理機能の利用の開始にあたって、全員に「文書管理表示」にチェックする旨通知する事が手間な場合は、 新規投稿時に「即時通知」を選択すると、次のような確認ダイアログが対象ユーザへ表示され、「文書管理表示」にチェックするよう案内されます。

文書データの受信処理

文書データの受信処理は、起動時に CAMServerと同期処理が行われ、 以降最新表示を行った際に(または他のユーザから即時通知の投稿があった時に)、 直近で更新のあった文書を受信します。

全ての文書はアクセス権で許可された文書のみ受信します。
※例えば公開設定でグループを指定している場合、対象のグループに所属していない場合は 文書データを受信する事はありません。

リアルタイムで文書共有を行いながらも、文書データの転送処理はオンメモリ中で圧縮転送し、差分更新による同期処理を行い、ネットワークトラフィックを最小限に抑える設計も行っております。

※オンメモリ圧縮転送方式も、今回の文書管理機能のリリースに合わせて開発した技術で、 Chat&Messenger のメッセンジャーでの転送方式の約10分の1まで圧縮し、データ転送を行う事が可能です。

使い方:新規投稿の方法

新規投稿は以下ご覧ください。

文書の形式について

文書は、形式により各ユーザに初期表示される期間が異なります。
「通常文書」は、直近の2年間分が初期表示されます。
その他の文書、「お知らせ」、「掲示板」、「回覧版」は直近の2カ月分のみ初期表示されます。過去分の閲覧が必要な場合、月毎、年毎に改ページする必要があります。
※全ての文書はアクセス権で許可された文書のみ表示されます。

上記の特徴から、文書投稿の際は長期間各ユーザと共有する文書なのか、 短期間で良いのかを判断し文書の形式を決める必要があります。

その他、特徴は次の通りとなります。
  • 通常文書
    通常の文書を公開設定、パスワード設定を行い登録できます。ファイルを添付する事も可能です。
  • お知らせ
    「通常文書」と同じですが、直近2カ月分のみ各ユーザに初期表示されます。
  • 掲示板
    「お知らせ」に、掲示板機能が追加され他のユーザがフォローを投稿できます。
  • 回覧板
    「お知らせ」に、回覧版機能が追加され、投稿内容の閲覧状態をユーザ毎に確認でき、 コメント内容も共有できます。
※その他、つぶやきやアンケート、日程調整、ファイルバージョン管理なども検討中

フォルダについて

  • フォルダ名は左ペインの文書管理タブでツリー上に整理されます。サブフォルダを作成したい場合は、フォルダ名を半角スラッシュ / で区切るようにしてください。
  • 左ペインの文書管理タブのツリーの並び順は、フォルダ名毎、文書の更新日時毎となります。
  • ツリーのアイコンの説明は以下ご覧ください。
  • フォルダのみを作成する操作はありません。常に文書のフォルダ設定で、指定されたフォルダが自動的に作成され、ツリーが構成されます。何らかの理由でフォルダだけ先に作成したい場合は、フォルダにテンプレートを作成すると良いでしょう。

公開設定とパスワード設定

公開設定でアクセス権を設定し、グループ、ユーザ毎に閲覧を制御可能です。またパスワードを設定する事でよりセキュリティを高める事が可能です。 設定方法は以下をご覧ください。

使い方:掲示板でフォローを投稿

文書の形式が掲示板の場合、投稿された文書にフォローを投稿する事ができます。 掲示板機能を利用し、画像掲示板としても利用可能 JPG、PNGなどの画像ファイルを添付すると、サムネイル化し表示されます。画像掲示板として利用するのも便利でしょう。

使い方:回覧版について

新規投稿時、形式で「回覧版形式」を選択すると、電子回覧版として利用可能です。 回覧版では対象ユーザの確認日時とコメントを共有できます。 回覧版を閲覧したユーザは、自分のユーザ名の欄に、確認アイコンが表示されますので、 クリックし確認日時及びコメントを登録できます。

CAMServer にパスワードを設定し、セキュリティを高めた運用を行う

文書管理機能リリースに伴い、CAMServer v2.50.45 から、CAMServer サーバ接続時にパスワードを要求するよう設定できます。
設定は、CAMServer 側で 「管理」メニュー⇒「クライアント利用制限」を開き、「クライアントはCAMServer接続時パスワードが必要」 にチェックを行い、任意のパスワードを設定してください。

CAMServer でパスワードを設定すると、 Chat&Messenger 側では、初回 CAMServer 接続時、パスワードの要求があります。 正しくパスワードが入力できた場合、暗号化され保管し、パスワードが変更されるまで問い合わせは行われません。

詳細は下図をご覧ください。
※CAMServer 側で、「クライアント利用制限」にてパスワードを設定する camserver_password.jpg
※CAMServer にパスワードが設定されている場合の Chat&Messenger 側の動作 camserver_password_client.jpg

文書を RAID など耐障害性の高いストレージに保存

初期設定状態では、文書は CAMServer/config/DocShare に保存されていますが、オプションで RAID など耐障害性の高いストレージへ変更する事ができます。
  • CAMServer のPCが RAID など耐障害性の高いストレージで稼働している場合は、この設定は不要です。
  • 既に文書データがある場合は、CAMServer/config/DocShare フォルダを、手動で変更場所へコピーしてから変更を実施してください。
  • ネットワークパスにパスワード認証が必要な場合は、CAMServer 側のPCから事前に Windows 資格情報の登録を行う事で、アクセスが可能になります。
  • CAMServerをWindowsサービスとして実行している場合、ネットワークパスへのアクセス権限の制限のため、サービスの実行アカウントを指定する必要があります。下記は、コントロールパネル より変更可能です。



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